¿Qué es Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office que es una suite ofimática la cual incluye otros programas como Word y PowerPoint. Excel se distingue de los demás programas porque nos permite trabajar con datos numéricos, es decir, podemos realizar cálculos, crear tablas o gráficos y también podemos analizar los datos con herramientas tan avanzadas como las tablas dinámicas.

• Historia de Excel:

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la aplicación de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más.

• La pantalla principal de Excel

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato alfanumérico en cada celda.

• Funciones de Excel

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, Excel tiene sus propias funciones las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y entregarnos el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de valores numéricos y me regresará el promedio de todos ellos.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.

• Excel como hoja de cálculo:

Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

• Gráficos en Excel

Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.

Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.

• Operaciones aritméticas en Excel

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única condición es que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo de caracteres que es de 8,192 para la versión de Excel 2010.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos. A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia. Por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

• Datos tabulares en Excel

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad de celdas, que forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar los datos de manera tabular.

Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.

La barra de Herramientas Estándar de Excel contiene botones con las opciones más utilizadas para manejar archivos. Está localizada justo debajo de la barra de menú.

 Herramientas

La barra de herramientas estándar en Excel 2003 contiene 23 iconos, estos iconos ejecutan comandos que pueden ser utilizados para la gestión de archivos, impresión, edición, formateo y cálculo. Todas estas herramientas también se pueden acceder a través de la barra de menús.

 Comandos del menú Archivo

Nuevo: crea un nuevo documento.

Abrir: abre un documento previamente guardado.

Guardar: guarda un documento

Permiso: crea documento con acceso restringuido

Correo electrónico: envía por correo el documento activo.

Imprimir: imprime el documento activo.

Vista preliminar: ver el documento en manera de impresión.

Comandos del menú Herramientas

Ortografía y gramática: comprueba la ortografía del documento.

Referencia: permite al usuario buscar en un diccionario, diccionario de sinónimos y enciclopedia.

Comandos del menú Edición

Cortar: corta una selección de celdas.

Copiar: copia el texto, celdas o imágenes seleccionadas.

Pegar: inserta el contenido de lo que fue copiado o cortado.

Copiar formato: permite copiar el formato.

Deshacer: deshacer lo último realizado.

Rehacer: rehace las acciones eliminadas.

Comandos del menú Insertar

Insertar hipervínculo: enlaza el archivo a la Internet.

Fórmula: abre un menú desplegable con las fórmulas: Suma, Promedio, Contar, Max y Min.

Comandos del menú Datos

Ordenar AZ: ordena las celdas seleccionadas alfabéticamente ascendente de la A a la Z.

Ordenar ZA: ordena las celdas seleccionadas en orden alfabético descendente de la Z a la A.

Comandos del menú Insertar

Asistente para Gráficos: abre la ventana Asistente para gráficos, lo que permite crear una tabla personalizada.

Dibujo: abre la barra de herramientas de dibujo que permite insertar formas automáticas o crear dibujos personalizados.

Comandos Adicionales

Zoom: permite seleccionar el nivel de zoom (200%, 100%, 75%, 50%, 25% o personalizado)

Ayuda: abre el panel de tareas Ayuda.

Personalizar: permite personalizar la barra de herramientas estándar mediante la adición o eliminación de iconos de comando.

Barra de título:

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro 1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

       

Barra de menús

Es el sistema central de EXCEL ya que ahí se encuentran casi todas las funciones de EXCEL

contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

 Barra de formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.  

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo. 

Barra de fórmulas:

 La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

Cuadro de nombres

 cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

Celda activa:

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en este caso la B3.

Barra de Estado

Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos

Seleccione ver de la barra de menús

Hacer clic para abrir el menú desplegable.

En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de verificación

La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho. Esto nos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

                             

Etiquetas de hoja

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

Panel de tareas

En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se esté realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.

Portapapeles:

Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

Cortar: Corta la selección de documento y la pega en portapapeles.

Copiar: Copia la selección y la pega en portapapeles.

Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro.

Fuente:

Fuente: Cambia la fuente.

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de fuente.

Aumentar Tamaño de Fuente: Aumenta el tamaño de fuente.

Disminuir Tamaño de Fuente: Disminuye el tamaño de fuente.

Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado.

Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto Seleccionado.

Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada.

Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas.

Color de Fuente: Cambia el color de texto.

Alineación:

Alinear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la celda.

Alinear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la parte superior e inferior de la celda.

Alinear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.

Orientación: Gira el texto en un ángulo diagonal o una orientación vertical.

Alinear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.

Centrar: centra el texto.

Alinear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.

Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda mostrándolo en barias líneas.

Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola celda.

Número:

Formato de Numero: elige la manera en que de mostrar los v alores en una celda.

Porcentaje: moneda

Fecha/hora

Estilos:

Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores y visualiza datos usando barras de datos.

Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y rápidamente la convierte en tabla.

Estilos de celdas: Aplica rápidamente formato a una celda con los estilos predefinidos.

Celdas:

Insertar: Inserta columnas o pestañas en una tabla u hoja de trabajo.

Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de trabajo.

Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas, organiza las hojas o protege las hojas.

Modificar:

Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas.

Rellenar: Copia una formula o formato en una o más celdas adyacentes.

Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o el comentario.

Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a análisis.

Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato

Menú Diseño

La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página, especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Diseño de Página se organizan en grupos: Temas, Configurar Página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar

Los elementos que forman parte de la barra de menú Diseño de página se describen a continuación:

Temas:

Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los colores las fuentes y los efectos.

Colores: Cambia los colores del tema actual.

Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.

Efectos: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar Página:

Márgenes: Establece el tamaño del margen del documento actual.

Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.

Tamaño: Elige el tamaño del papel actual.

Área de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa.

Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página impresa.

Ajustar Área de Impresión:

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión.

Alto: Reduce el alto de impresión.

Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.

Opciones de la Hoja:

Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura.

Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para facilitar la vista de impresión.

Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas.

Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.

Organizar:

Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa

Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos individuales.

Alinear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.

Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.

Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

Menú insertar

La ficha de menú Insertar Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y se encarga de todos los comandos que permiten insertar algún objeto o elemento dentro de un documento, tales como gráficos, tablas, imágenes, texto, y más.

 Los comandos que forman parte de la ficha de menú Insertar se organizan en grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Insertar se describen a continuación:

 Tablas:

Tabla Dinámica: Resume los datos con una tabla dinámica.

tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos relacionados.

Ilustraciones:

Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.

Imágenes prediseñadas: Inserta imágenes prediseñadas en el documento.

Formas: Inserta formas previamente prediseñadas como círculos, rectángulos, flechas etc.

SmartRrt: Inserta un gráfico SmartRart para dar información visualmente.

Gráficos:

Columna: Inserta un gráfico de columna.

Línea: Inserta un gráfico de línea.

Circular: Inserta un gráfico circular.

Barra: Inserta un gráfico de barras

Área: Inserta un gráfico de áreas.

Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, también conocido como gráfico xy.

Otros gráficos: Inserta un gráfico de cotización, de superficie de anillos, de burbuja o radial.

A continuación un vídeo que nos podrá ayudar: